Ο event planner που δεν ήξερες ότι χρειαζόσουν

Υπάρχει μια κοινή αντίληψη που κάνει πολλούς να αποφεύγουν τη συνεργασία με επαγγελματία οργανωτή εκδηλώσεων. «Είναι ακριβό», «μπορώ να το κάνω μόνος μου», «είναι μικρή εκδήλωση, δεν χρειάζεται». Και μετά έρχεται η ημέρα του event και όλα αυτά τα επιχειρήματα αρχίζουν να καταρρέουν ένα ένα. Ο event planner δεν είναι πολυτέλεια. Είναι επένδυση που αποδίδει με πολλούς τρόπους που δεν είναι πάντα εμφανείς από την αρχή.

Τι Κάνει στην Πράξη ένας Event Planner;

Ο ρόλος του event planner είναι πολύ ευρύτερος από ό,τι φαντάζεται κανείς. Δεν είναι απλώς ο άνθρωπος που κλείνει τον χώρο και παραγγέλνει catering. Είναι ο συντονιστής που κρατά όλα τα νήματα μαζί, από την πρώτη ιδέα ως την τελευταία λεπτομέρεια της εκδήλωσης.

Στην πράξη ο event planner αναλαμβάνει τον καθορισμό του concept και της ταυτότητας της εκδήλωσης, τη διαχείριση του προϋπολογισμού, την επιλογή και τον συντονισμό όλων των προμηθευτών, τον σχεδιασμό του χρονοδιαγράμματος και την on-site παρουσία και διαχείριση την ημέρα της εκδήλωσης. Κάθε ένα από αυτά τα στάδια απαιτεί εμπειρία, οργάνωση και ικανότητα να παίρνεις γρήγορες αποφάσεις υπό πίεση.

Ο Event Planner ως Διαχειριστής Προϋπολογισμού

Ένα από τα πιο παρεξηγημένα πλεονεκτήματα της συνεργασίας με επαγγελματία είναι η διαχείριση του προϋπολογισμού. Πολλοί πιστεύουν ότι ο event planner προσθέτει κόστος. Στην πραγματικότητα συχνά μειώνει το συνολικό κόστος.

Ένας έμπειρος επαγγελματίας γνωρίζει ποιες δαπάνες πραγματικά αξίζουν και ποιες μπορούν να περικοπούν χωρίς να επηρεαστεί το αποτέλεσμα. Διαπραγματεύεται καλύτερες τιμές με προμηθευτές λόγω των μακροχρόνιων σχέσεών του και αποτρέπει τις παρορμητικές αποφάσεις που κοστίζουν ακριβά. Το αποτέλεσμα είναι συχνά ένα καλύτερο event με το ίδιο ή και χαμηλότερο κόστος από ό,τι αν το οργάνωνες μόνος σου.

Γιατί η Εμπειρία Δεν Αντικαθίσταται

Η εμπειρία στο event planning δεν μετριέται μόνο στα επιτυχημένα events. Μετριέται και στα προβλήματα που αντιμετωπίστηκαν, στα απρόοπτα που διαχειρίστηκαν και στα λάθη που έγιναν και διορθώθηκαν. Κάθε event που ολοκληρώνεται προσθέτει γνώση που δεν υπάρχει σε κανένα βιβλίο.

Ένας επαγγελματίας με εκατοντάδες events πίσω του έχει δει σχεδόν τα πάντα. Ξέρει πότε ένας χώρος δεν θα λειτουργήσει για συγκεκριμένο αριθμό καλεσμένων, ξέρει ποια ώρα πρέπει να ξεκινήσει η μουσική για να μην υπάρξουν παράπονα από γειτονικές επιχειρήσεις, ξέρει πώς να διαχειριστεί έναν δύσκολο προμηθευτή χωρίς να διαταραχθεί η ροή της εκδήλωσης. Αυτή η γνώση είναι αόρατη αλλά καθοριστική.

Event Planner για Κάθε Είδος Εκδήλωσης

Η ανάγκη για επαγγελματικό event planning δεν αφορά μόνο μεγάλες και ακριβές εκδηλώσεις. Αφορά κάθε εκδήλωση που έχει σημασία για τους ανθρώπους που τη ζουν.

Ένας γάμος με 50 καλεσμένους χρειάζεται τον ίδιο προσεκτικό σχεδιασμό με έναν γάμο 300 ατόμων, απλώς σε διαφορετική κλίμακα. Μια εταιρική εκδήλωση για 30 άτομα μπορεί να είναι πιο κρίσιμη για την εικόνα μιας εταιρείας από ένα μαζικό συνέδριο. Μια βάπτιση με οικογενειακή ατμόσφαιρα χρειάζεται τις ίδιες λεπτομέρειες και τον ίδιο συντονισμό με οποιαδήποτε άλλη εκδήλωση.

Η One Take Productions αναλαμβάνει εκδηλώσεις κάθε μεγέθους και χαρακτήρα, από προσωπικές γιορτές και γάμους ως εταιρικά events και παραγωγές μεγάλης κλίμακας, με την ίδια προσοχή στη λεπτομέρεια ανεξάρτητα από το μέγεθος.

Πότε Πρέπει να Απευθυνθείς σε Event Planner;

Η απάντηση είναι: νωρίτερα από ό,τι νομίζεις. Ο πιο συνηθισμένος λόγος που τα events δεν βγαίνουν όπως ήθελε κανείς είναι ότι η αναζήτηση επαγγελματία άρχισε πολύ αργά. Οι καλοί χώροι κλείνουν νωρίς, οι έμπειροι προμηθευτές έχουν γεμάτα ημερολόγια και οι αλλαγές τελευταίας στιγμής κοστίζουν πάντα περισσότερο, σε χρήμα και σε νεύρα.

Ιδανικά η επικοινωνία με τον event planner πρέπει να γίνεται μόλις αποφασίσεις ότι θέλεις να οργανώσεις κάτι. Όχι όταν έχεις ήδη κλείσει τον χώρο και αντιμετωπίζεις τα πρώτα προβλήματα. Τότε ο επαγγελματίας μπορεί να δουλέψει με το μέγιστο περιθώριο ευελιξίας και να φέρει το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα.

Ο Event Planner που Αξίζει τον Χρόνο σου

Δεν είναι όλοι οι event planners ίδιοι. Ο σωστός επαγγελματίας ακούει πρώτα και μιλά μετά. Κατανοεί το όραμά σου πριν αρχίσει να προτείνει λύσεις. Είναι διαφανής στην τιμολόγηση, αξιόπιστος στην επικοινωνία και παρών την ημέρα που έχει σημασία. Αυτά τα χαρακτηριστικά δεν διαφημίζονται πάντα, αλλά φαίνονται καθαρά στις κριτικές, στο portfolio και στον τρόπο που αντιμετωπίζει τις πρώτες σου ερωτήσεις.

Για να μάθεις περισσότερα για τις υπηρεσίες event planning της One Take Productions, επικοινώνησε στο info@onetakeproductions.gr ή στο +30 697 924 4808.